발주 뜻 완전정리 | 발주·수주 차이·발주서 작성법

발주는 “요구 조건을 문서로 확정해 공급자에게 공식 요청하는 행위”다.
주문보다 계약 성격이 강하고, 구매 직전 단계의 핵심 통제 지점이다.
실무자는 정의·차이·서류·리스크를 체계로 이해해야 오류를 줄인다.

발주, 한 문장 정의

발주란 수량·규격·단가·납기·인도·대금조건 등 거래 조건을 명시한 문서(발주서, PO)로 외부 공급자에게 물품·용역을 공식 요청하는 B2B 행위다.

발주 vs 주문 vs 구매

구분	의미	문서화	사용 맥락
발주	공급 요청의 계약적 확정	발주서(PO) 필수	B2B, 프로젝트·자재·용역
주문	일반적 구매 요청	선택(영수증·주문서)	B2C, 일상 구매
구매	검수 후 대금 지급 완료	검수서·세금계산서	회계 인식 시점

발주 vs 수주

관점	행위	핵심 문서	책임
발주자(구매자)	요건 정의·요청	발주서, 계약서	요구 명확성·검수·대금
수주자(공급자)	수락·이행	수주확인서, 납품서	품질·납기·하자보수

발주 프로세스 5단계

1. 요건정의 : 품목·규격·수량·납기·단가 기준 수립
2. 업체선정 : 견적·입찰·적격성(납기력·품질·신용) 평가
3. 발주확정 : PO 발행, 계약·부속특약 체결
4. 납품·검수 : 수량·규격·품질·서류(시험성적서 등) 확인
5. 정산 : 세금계산서 수취, 대금지급, 클레임 처리

발주서(PO) 필수 항목

발주번호/일자	공급사명/사업자번호/담당자
품명/규격/단위	수량/단가/공급가/부가세/합계
납기일/납품장소/인도조건	검수기준/하자보수/페널티
결제조건(선/후/분할)	첨부(견적·도면·시방·샘플)
특약(지연배상, 비밀유지, 지재권)	서명/직인/연락처

실무 체크리스트

발주 전

• 대체품·리드타임·MOQ 확인, 안전재고 재점검
• 단가 기준일·환율·운임 변동 반영
• 샘플 승인·시험기준 문서화

발주 중

• PO-견적 일치(품목·규격·단가)
• 납품분할·라벨·포장 스펙 지정
• 지연 시 페널티·대체공급 트리거 명시

발주 후

• ASN/송장 선수취, 입고 예약
• 수입검사 수준(AQL)·불량 처리 SLA
• 세금계산서 매칭, 미결 관리

리스크와 예방

• Stock-out : 수요예측·안전재고·리드타임 상향
• 과다재고 : 발주 로트 최적화, VMI·컨사인먼트 검토
• 품질불량 : 샘플·PPAP·초도강화검사
• 납기지연 : 2차 벤더 백업·지연배상특약
• 분쟁 : 계약서·PO·커뮤니케이션 로그 보존

ERP/시스템 팁

• 품목코드·버전 관리(규격 변경 추적)
• PO 승인 워크플로우·한도 설정
• 입고·검수·세금계산서 3자 매칭(3-Way Match)
• 대체품 자동 제안·리드타임 SLA 모니터링

미니 시뮬레이션

월 수요 2,000ea, 리드타임 14일, 서비스수준 95%(Z=1.65), 일수요 표준편차 20ea.

• 안전재고 ≈ 1.65 × 20 × √14 ≈ 123ea
• 리오더포인트(ROP) = 일평균수요(≈67) × 14 + 123 ≈ 1,061ea

ROP 미만 전에 발주해야 품절 리스크가 낮다.

FAQ

Q. 견적만 있으면 되나?

A. 아니다. PO(발주서)가 계약 이행 기준이 된다.

Q. 메일·카톡 합의도 유효한가?

A. 증거가 될 수 있으나 표준 계약·PO가 분쟁 리스크를 낮춘다.

Q. 부분 납품은?

A. PO에 분할 허용·정산 방식·지연 페널티를 명확히 기재한다.

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본 글은 실무 일반 원칙을 요약했다. 업종·계약별 특약을 우선한다.